Značný objem zakázek, nedostatek lidí a tlak na náklady kladou stále vyšší nároky na řízení stavebních firem, projekčních kanceláří i architektonických studií. Přesto třetina společností oslovených v průzkumu, který realizovala platforma Caflou, řídí projekty prostřednictvím Excelu nebo Google Sheets a čtyři z deseti neplánují cash flow. Průzkum mezi 40 majiteli a řediteli firem ze stavebnictví tak ukazuje, kde má jejich řízení rezervy. Co konkrétně firmám komplikuje práci a jak mohou získat lepší přehled o zakázkách i financích? Nejen o tom hovořil Petr Macek, zakladatel all-in-one manažerského systému Caflou.
Podcast si můžete pustit zde:
 |
 |
 |
 |
EXCEL SNESE VŠECHNO
Přibližně třetina oslovených firem využívá k řízení projektů Excel nebo Google Sheets, dalších zhruba 10 % pro ně nemá žádný systém. Podle Petra Macka, zakladatele systému Caflou, firmy na Excelu často vyrostly a postupně do něj přidávaly další agendy. „Přejít z Excelu na jiný systém není pro firmy vždy jednoduché. Nejde přitom ani tak o počet zaměstnanců, jako spíše o množství informací, se kterými pracují, a o to, jak jsou vzájemně provázané. Nicméně i firma o dvou lidech může mít problém udržet si přehled, pokud současně řeší velké množství menších zakázek,“ objasňuje Petr Macek.
O změně způsobu řízení firmy často začnou uvažovat až ve chvíli, kdy kvůli dosavadním postupům přijdou o finance. Typickým příkladem je dokončená práce, kterou nikdo nevyfakturuje. S přibývajícími zakázkami se navíc stále více projevuje závislost na majiteli, jenž má jako jediný přehled o klíčových informacích. Dokud je denně přítomen, firma zdánlivě funguje bez potíží. Když však onemocní nebo odjede na dovolenou, ostatním potřebné informace chybí a některé činnosti se mohou zastavit.
20 NÁSTROJŮ NEZNAMENÁ
DOBŘE ŘÍZENOU FIRMU
Samotný přechod od tabulek k dalším aplikacím ale problém s dostupností informací nevyřeší. To naznačil průzkum, jenž poukázal na značnou roztříštěnost používaných technologií. Respondenti uvedli dohromady více než 20 různých nástrojů pro projektové a firemní řízení. Zároveň 65 % oslovených firem data mezi jednotlivými systémy přepisují ručně. Vedle administrativní zátěže je navíc problém i nedostatečné sdílení informací napříč firmou. „Často se setkáváme s tím, že obchodník uzavře zakázku, ale dál už nemá přehled o tom, v jaké je fázi. Člověk, který ji následně realizuje, zase nemusí vědět, co všechno bylo zákazníkovi slíbeno. Každý pracuje s jinými informacemi a chybí místo jedné pravdy, kde by všichni našli stejná, aktuální data. Přitom vůbec nejde o to, aby firma všechno řešila v jediném programu. Důležité je, aby spolu jednotlivé nástroje komunikovaly,“ vysvětluje Petr Macek.
Roztříštěnost nástrojů se promítá i do otázky, zda se výdaje za software firmám vyplácejí. Více než 10 000 korun měsíčně za něj vydává 35 % oslovených firem. Podle Petra Macka není rozhodující samotná částka, ale užitek, jenž nástroje společnosti přinášejí. „Pokud firmě software šetří čas, pomáhá hlídat náklady a zlepšuje řízení zakázek, může se i vyšší investice vyplatit. Problém nastává ve chvíli, kdy platíte několik aplikací, které dělají v podstatě totéž, navzájem spolu nekomunikují a zaměstnanci musí informace stále přepisovat. Pak sice máte spoustu technologií, ale místo zjednodušení práce si vytváříte další administrativu,“ upozorňuje.
ZISKOVOST ZAKÁZEK POTŘEBUJE
PRŮBĚŽNOU KONTROLU
Přínos propojení dat je zvláště patrný při sledování financí a ziskovosti zakázek. Oslovení ředitelé a majitelé firem ve stavebnictví v průzkumu hodnotili své finanční řízení poměrně příznivě a v průměru si dali školní známku 2,3. Při zevrubnějším pohledu však konkrétní odpovědi ukázaly značné rezervy. Čtyři z deseti firem neplánují budoucí cash flow, 35 % ziskovost jednotlivých zakázek pouze odhaduje a 38 % nesleduje odpracované hodiny. Podle Petra Macka za tím často stojí přesvědčení, že dlouholeté zkušenosti a dostatečná finanční rezerva nahradí systematickou kontrolu. Slabiny tohoto přístupu se mohou projevit při nečekaném výpadku příjmů nebo ztrátové zakázce. „Cash flow je vlastně krev firmy. Můžete mít spoustu zakázek a na papíře vykazovat zisk, ale pokud nemáte včas peníze na účtu, můžete se velmi rychle dostat do problémů. Stejně důležité je průběžně sledovat, kolik na jednotlivých zakázkách skutečně vyděláváte. Nestačí si spočítat předpokládanou marži na začátku a ke konečnému výsledku se vrátit až po dokončení projektu,“ upozorňuje Petr Macek, zakladatel Caflou.
Ziskovost zakázek proto doporučuje vyhodnocovat ideálně každý týden a dosavadní náklady porovnávat se skutečným postupem prací. Během realizace se totiž mohou původní kalkulace výrazně rozejít s realitou. „Typickým problémem je změna rozsahu zakázky, za kterou si firma nenechá zaplatit. Zákazník požaduje něco navíc, vy mu vyhovíte, ale do ceny už to nepromítnete. Nebo zjistíte, že práce zabere mnohem více času, než jste původně předpokládali. Pokud průběžně nesledujete náklady a odpracované hodiny, nemusíte vůbec vědět, že se vám zisk postupně vytrácí,“ vysvětluje. Evidence odpracovaného času tedy neslouží jen ke kontrole zaměstnanců. Především ukazuje skutečnou pracnost jednotlivých činností a pomáhá přesněji vyčíslit interní náklady. Tyto údaje lze následně využít při přípravě dalších cenových nabídek. Bez nich firmy riskují, že budou stejné typy prací opakovaně podhodnocovat a přicházet o zisk i u zdánlivě výhodných zakázek.
AUTOMATIZACE OMEZUJE ADMINISTRATIVU
Průběžná kontrola zakázek vyžaduje aktuální údaje, jejich získávání a zpracování však nemusí znamenat další ruční práci. Automatizaci rutinních činností podle průzkumu all-in-one manažerského systému Caflou dosud vůbec nevyužívá 42,5 % respondentů. Firmy, které ji zavedly, ji nejčastěji uplatňují při fakturaci a zpracování plateb, například k automatickému odesílání upomínek nebo párování příchozích úhrad. Podle Petra Macka však může výrazně pomoci také v každodenním řízení projektů. „Představte si, že se úkol dostane po termínu a systém mu automaticky zvýší prioritu, nebo že zákazník dostane zprávu o změně stavu projektu, aniž by ji někdo musel ručně připravovat a odesílat. Podobně lze nastavit, aby se po přijetí poptávky automaticky založil nový projekt podle připravené šablony. Jsou to zdánlivé drobnosti, ale pokud se opakují každý den, mohou zaměstnancům ušetřit spoustu času,“ vysvětluje.
Automatizace může ulevit také stavbyvedoucím, kteří vedle řízení stavby připravují výkazy, předávají informace nebo přepisují údaje mezi systémy. Skutečná úspora času závisí na nastavení procesů v konkrétní firmě. Prvním krokem by proto podle Petra Macka mělo být zjištění, které činnosti zaměstnance nejvíce zatěžují, a i zde může pomoci evidence odpracovaného času: vedle podkladů pro kalkulaci zakázek ukáže, kolik času zabírá administrativa.
TECHNOLOGIE SAMY O SOBĚ NESTAČÍ
Ani dobře zvolená technologie však nepomůže, pokud ji zaměstnanci nepřijmou. Nové postupy mohou zpočátku vnímat jako zbytečnou komplikaci nebo další formu kontroly. „Vedení musí umět lidem vysvětlit, proč změnu zavádí a co jim osobně přinese. Nestačí zaměstnancům oznámit, že od zítřka budou používat nový systém. Musí pochopit, v čem jim usnadní každodenní práci a proč má smysl opustit postupy, na které byli roky zvyklí,“ zdůrazňuje Petr Macek. Digitalizace tedy není jen technologická, ale i organizační změna. Teprve když se nové nástroje stanou přirozenou součástí každodenní práce, mohou vedení poskytovat spolehlivé podklady pro rozhodování. Úspěšné řízení firmy totiž nestojí na množství používaných technologií, ale na schopnosti získat včas správné informace a proměnit je v dobrá rozhodnutí.
